Dokumentenablage

Ich denke gerade darüber nach, wie ich meine Dokumentenablage vernünftig organisiere. Zuerst einmal betrifft das die Ablage beispielsweise von Schreiben. Bisher habe ich dafür einen Ordner “korrespondenz”, aber nur auf meinem PC zu Hause. Nun hätte ich sowas aber auch gerne synchronisiert. Ich könnte es mit rsync, unison oder Ähnlichem probieren. Aber dafür muss man dann ja die zu synchronisierenden Rechner manuell abgleichen. Oder gibt es da auch etwas, was das automatisch anstößt, sobald die sich sehen können? Und klappt das auch mit mehr als zwei Rechnern zuverlässig? Das nächste, woran ich dann gedacht habe, ist ein Versionsverwaltungssystem. Allerdings frage ich mich zum Einen, ob das nicht Overkill ist. Und ich müsste dann mal vom altmodischen SVN weg und am Besten Git ausprobieren. Benutzt das jemand für solche Zwecke? Und eine History ist ja praktisch – allerdings könnte sie bei großen Binärdateien eher hinderlich sein. In der Uni ist mir sowas relativ egal, aber wenn ich den Speicherplatz selbst bereitstellen und bezahlen muss … Benutzt jemand SVN oder Git für so einen Zweck? Irgendwelche Idee, was man mit Binärdateien oder generierten Dateien am besten macht? Jedes Mal ein neues PDF einchecken, wenn man ein Komma ergänzt hat, ist ja auch nicht das Wahre … Ebenso bei Formaten wie ODT oder ODS …

Oder wären vielleicht verteilte Dateisysteme eine Alternative? Gibt es da mittlerweile etwas Ordentliches? Als ich vor Jahren mal geschaut hatte, sah das alles ziemlich kompliziert zu konfigurieren aus … Ideal wäre da eine Lösung, die automatisch ein Overlaynetzwerk aufbaut und darüber verschlüsselt kommuniziert.

Und die Sache ist halt, dass für manche Dateien Versionierung nützlich wäre, für andere aber Overkill. Das zu kombinieren, stelle ich mir irgendwie schwierig vor …

Und was damit noch gar nicht gelöst ist, ist die Metadatenverwaltung (Beispiel: Wann wurde ein Brief abgeschickt, worauf ist er eine Antwort, etc.) und Verwaltungsfunktionen wie Wiedervorlage etc.

Ich freue mich über sämtliche Ideen zu diesem Thema …

16 thoughts on “Dokumentenablage

  1. Also für eine über mehrere Rechner synchronisierte Dokumentenablage käme mir als erstes Dropbox oder etwas ähnliches in den Sinn. Lässt sich ja auch verschlüsseln, wenn da in dieser Hinsicht Bedenken bestehen sollten.

  2. Das ist leider einer der wenigen Punkte, die mich noch daran hindern, Linux auf dem Desktop zu benutzen. Unter Windows gibt es die Offline-Ordner, die genau das machen. Die funktionieren allerdings nur mit SMB-Freigaben, sind also für unterwegs-Abgleich nicht unbedingt sinnvoll, außer man benutzt VPN.
    Hier an der Uni mach ich das so: die Dateien, die nicht im SVN sind, habe ich auf unserem Windows-Server liegen und auf meinem Laptop als Netzlaufwerk eingebunden. Die, die ich auch unterwegs brauche, hab ich fürs Offline-Lesen markiert: Windows cacht sie und gleicht sie automatisch ab.
    So ähnlich will ich’s jetzt zuhause auch machen. Das NAS muß ich mir aber noch kaufen… wenn die Festplatten wieder günstiger sind. :-)

  3. OK, man muss zwei Probleme unterscheiden: Die Synchronisation und die Dokumentenverwaltung.

    Eure beiden Kommentare beschäftigen sich beide mit dem ersten Problem. Und ich will da ehrlich gesagt nicht an einen proprietären Anbieter gebunden sein, deshalb halte ich Dropbox für keine Lösung. Windows’ Caching von SMB-Shares geht schon in die richtige Richtung. Aber einen dedizierten Server halte ich eigentlich für überflüssig. Synchronisierungslösungen wie rsync oder unison sind mir dann allerdings schon etwas zu Low-tech …

    Hier ein paar verfeinerte Anforderungen für den Idealfall: Auf jedem Rechner habe ich initial das Verzeichnis mit dem gleichen Inhalt. Es läuft ein Daemon, der das auf Änderungen überwacht. Die werden automatisch an die Peers verbreitet oder gecacht (bei Offline-Betrieb). Ich stelle mir dann dazu ein Widget auf dem Desktop vor, dass mir den Synchronisierungsstatus anzeigt.

    Die Dokumentenverwaltung oben drauf ist dann auch gar nicht so dringend. Wenn man nach Belieben Verzeichnisse verschieben und Symlinks anlegen kann, kann man da das meiste schon auf Dateisystemebene regeln. Bisher bin ich damit auch ganz gut klargekommen – es nervt mich bloß, dass ich viele Sachen nur zu Hause habe.

    Was ich aber auf keinen Fall will, ist umständlich rumfrickeln zu müssen, um die Synchronisierung anzustoßen …

    Also: Vergesst die Dokumentenverwaltung, und her mit guten Synchronisierungslösungen.

  4. Weia, ist unison unbrauchbar … Da muss auf Client und Server offenbar exakt dieselbe Version installiert sein …

  5. Das hört sich vom Prinzip her gut an: http://en.wikipedia.org/wiki/IFolder

    “iFolder operates on the concept of shared folders, where a folder is marked as shared and the contents of the folder are then synchronized to other computers over a network, either directly between computers in a peer-to-peer fashion or through a server.”

  6. Pingback: AeroFS | tessarakt – das vierdimensionale B-L-O-G

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